时间：2017-06-02 17:53:00 阅读：次
1.敲定客户访问时间，航班，访问人员名单，职位，手机号码等信息，以便安排相应接待.
2.同客户商讨参观访问行程表，同工厂(公司接待部门)沟通，一切敲定之后，发送邮件货传真让客户确认，同时让工厂做好接待准备.
3.安排酒店：和客户敲定酒店星级，房间(一人一间，还是share room，楼层，吸烟区和非吸烟区等等细节，酒店挑选上要注意，很多酒店号称5星，结果连3星的水平都没有，客户住一个晚上就受不了吵着要换房.一般比较保险是选择外资管理的酒店，也可以参考携程等网站的评价决定.)然后就近安排(距离工厂近的地方或者距离机场近的酒店)，安排妥当以后，告知客户具体饭店地址电话.
4.打印访问行程表，准备工厂资料和产品资料，客户所要求的资料等文件，装订.
5.根据客户的国籍，宗教信仰准备饮食和话题
6.安排接机车辆
一、非事务性接触阶段
商务谈判中，我们习惯于5~10分钟寒暄后便进入谈判主题，而这对日本人来说是不太合适的。在与日本人 谈判中，高层官员的作用只是礼仪上的，通常在谈判后参加签署合同。有时，他们也参加早期的非事务性活动，地点选择在饭馆、高尔夫球场等非正式场所。一位日本高级主管人员说，98%的话题与体育、政治和家庭有关，只有2%和商业有关。许多日本公司有他们高层主官的情况简历，我们可以从中获得信息。和日本高层 主管谈话时，说什么并不比怎么说重要。日本高层主管往往会对对方公司的正直、可信、履约能力做个整体判断。另外需要注意一些细节：
(1)名片可以交换也可不交换。当两方总裁相见时，可以准备好日文名片以备交换。
(2)带点小礼物是必要的，像印有本公司标志的铅笔、领带及其他装饰品，但像象征恶化的裁纸刀、剪彩刀是不合适的。礼物互换只表示心意，太贵重礼物不合适。
(3)在欢迎仪式后表达双方将来真诚合作的愿望是必要的，要注意表达必须间接和暗示。如：我们很高兴， 将来能对贵公司有所支持;我们以自己产品的高质量而自豪，希望你们能分享;贵公司和我公司很明显在某些方面有着共同目标。
(4)下面这些做法是不合适的，比如：如果我们能在价格方面达成协议，那其余问题是次要的;有关我俩公司的分配计划会对我们都有利。最后，当高层接触在我方举行时，应感谢对方的到来，并接送到 宾馆，最初的会谈最好在客厅气氛中举行，而不应在办公室。要注意的是高层领导并不是讨价还价的对象，这不是他们的职能。
在日本，一般行政人员的非事务性接触典型途径如下：日本谈判将在某个下午较晚时邀请谈判对手和介绍人到日本公司见面，在那儿参观并进行些事务性闲聊，下午6：00左右，日本将建议吃晚饭，通常由他们选择餐厅和付帐单，你将没有付款的机会，因为你看不到帐单，此时，商业话题仍不合适。晚饭后，日方将建议到酒吧聊一聊，这样一直到晚上11：00左右，以安排将来会见的日程。通过这段时间的交流，只有一些模糊的双方合作意向，值得提醒的是：交换名片是必要的，离开办公室时赠送点小礼物。
二、事务性信息交流
(1)表达信息
日本人列出问题的方式类似于中国旧叙事诗的三段式：情景介绍――详细描写――道出主旨，只有经过很长时间说明，才说出自己的目的。其次是提出问题的次数，日本人会不断地重复问问题，甚至许多人会问同一个问题，通常让我们发怒，“难道他们不相信我的话。”其实这与日本人集体决定有关，我们要有耐心并准备足够信息，但也要适时地控制他们的提问。
(1)“我昨天已和某某先生谈了这个问题，不过我于重复……”或者“这是我以前讲过的同一个问题，但我再重述一下”;
(2)写下被问的问题，以便与日本人分享;
(3)一般地，重复的问题，第二次回答时花10分钟，第三次只花1分钟，当第四次被问时，合适的反应是沉默或转移话题。
(2)获得信息 幸运的是你的日本对手重复问你的问题时，会暴露给你更多的信息，当你从会谈纪要上看到，如果日本人6次询问送货日程，只有两次询问服务合同，那他们看重的是送货时间。从日本人处获得的信息，需要经过认真推敲，如果你问日本人有关你的报价时，他们会说：“噢，它看起来很好。”很可能他们内心认为这很糟，让我们解释一下这三条不可测的行为：集体决定，任何人无权代表集体讲话;想保持和谐关系;我们不能明白那些微妙的非言请的否定线索，如面部表情、眼神等。 要真正了解需要建立非正式的交流渠道，而这种非正式的交流渠道须由较低级行政人员去完成，这也是谈判团里要有低级行政人员的原因之一。
这里有一个例子说明非正式交流的重要。一家美国大公司寻求和一家日本小公司合作，谈判在主管人员之间没有取得结果，虽然日方主管在许多方面表现出兴趣，但似乎仍犹豫不决，美方决定采取“等一看”的战略。但6个月后什么也没发生，过后，美方公司的低层行政人员受到日方低层行政人员的邀请，一杯茶后，日方解释了推迟的原因，“我有一些事要告诉你，但我的老板却不便对你的老板讲”，他讲出了价格和公司更名的问题，其实，如早提出，问题早就解决，但是日方认为在谈判桌上向一个高地位的买者提出反对是不合适的。
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